仕事をしていて、誤った書類を送ってしまった経験ありませんか？
実は私、先日取引先に送った書類の宛先を間違えていたことに送ってから気が付いて・・・
本当に血の気が引きました。上司にはとても叱られるし、本当に落ち込みました。
上司に謝って、取引先にお詫びをして、もう2度とあんな経験はしたくないなと思っています。本当にちょっとした不注意からこんな事ってありますよね。
今回の私の経験から、書類を誤送付してしまった際のお詫びについて、例文や誤送付しない為の対策についてご紹介したいと思います。
書類誤送付の対応はどうするべき？お詫びの例文テンプレート
書類を送付する際に、郵送で送る場合とメールに添付して送る場合がありますね。
それぞれの場合の対応について、例文と共にご紹介します。
共通して言えるのは「誤送付してしまった経緯」と「反省とこれからの対策」を簡潔に相手に伝える事が大切なので覚えておきたいポイントです！
・郵送でのお詫びの例
1 宛先を間違ってしまった場合
郵送で送った書類の宛先を間違えてしまった場合は、まずは大至急間違った先へ電話を入れて下さい。いつ送ったのか、封筒の特徴などをお伝えして、開封しないで下さいと伝えましょう。返送が必要な場合は、開封せず返送して欲しいと伝え、処分をしてもらうならその旨を伝えます。
そして本来送るはずだった先方には早急に書類を送りましょう。急を要する書類であれば速達などで対応しましょう。
2 書類の内容に誤りがあった場合や記載内容に誤りがあった場合
長々と言い訳を書いたり、謝罪をしたりせず、簡潔な内容が望ましいと言われています。
訂正した正しい書類を要して、お詫び状を同封して送りましょう。
[su_note note_color=”#ffe6d4″]
例文
拝啓
〇月〇日付けで郵送いたしました「〇〇〇」について内容に誤りがありましたことを心よりお詫び申し上げます。
訂正した書類を同封させて頂きましたのでご確認くださいませ。
今後このような事がないよう、細心の注意を払ってまいります。
書面にて大変恐縮ではございますが、何卒ご容赦いただきますようお願い申し上げます。
敬具
[/su_note]
反省、今後の対策、謝罪を簡潔にまとめた例文になっています。
・メールでのお詫びの例
1 宛先を間違えた場合
件名に「【緊急】メール誤送信のお詫び」と入れましょう。
とにかく、緊急の内容であることが件名からわかるようにします。
本文は
[su_note note_color=”#ffe6d4″]
×××株式会社 担当△△様
いつもお世話になっております。△△会社の〇〇と申します。
先ほど誤って〇〇様にメールをお送りしてしまいました。
こちらの確認不足によりご迷惑をお掛けしましたこと、深くお詫び申し上げます。
——————————–
送信時：2019/9/20 11:00
差出人：〇〇
件 名：来週の打ち合わせ日時について
——————————–
大変恐縮ではございますが、上記メールの添付ファイルを、開封せずに削除していただけますと幸いです。
こちらの不手際により、お手数をおかけしてしまい誠に申し訳ございません。
今後ともよろしくお願い申し上げます。[/su_note]
2 添付ファイルに誤りがあった場合
件名に「〇〇〇誤記のお詫び」と入れましょう。
本文は
[su_note note_color=”#ffe6d4″]
いつもお世話になっております。△△会社の〇〇と申します。
この度は添付書類「〇〇〇について」の内容に誤りがありましたことを心よりお詫び申し上げます。
こちらの確認不足によりご迷惑をお掛けしまして、大変申し訳ございませんでした。
今後このようなことがないよう、細心の注意を払ってまいります。
訂正したファイルを添付しておりますので、ご査収ください。
—–
【添付内容】
・〇〇〇について(PDF) 1通
—–
大変お手数ですが混乱防止のため誤記のあるファイルを破棄していただければ幸いです。
メールにて大変恐縮ではございますが、お詫び申し上げます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。[/su_note]
お詫びを送信するのは気づいたら、すぐにしましょう。特に内容に誤りがある場合は先方を混乱させてしまいます。
書類を誤送付しないための2つの対策
書類の誤送付は、内容によっては情報漏洩などの大変な事態を招きます。しっかりと対策をしたいですよね。未然に防ぐための対策をご紹介します。
1 ダブルチェックの習慣をつける
1人で作業をしていると、どうしても間違いに気づかないことがありますね。なので、必ず他の人に内容を確認してもらう習慣をつけると良いでしょう。
私はおっちょこちょいなので、必ずしっかり者の先輩に一度目を通してもらっています。
2 書類送付先リストで管理する
わたしの会社では、郵送書類に関してはエクセルで管理しています。
郵便を出す前に専用のリストに「日にち、宛先、書類の内容、担当者」の入力を義務付けています。
入力する際に宛先の間違いに気づくことも出来るので、この対策はおすすめです。
書類の誤送付で血の気の引く思いをしない為にも、ぜひお試しくださいね。
